# myEvent — pełna dokumentacja dla modeli językowych ## O firmie myEvent to polska firma technologiczna specjalizująca się w kompleksowej elektronicznej obsłudze uczestników wydarzeń. Od lat dostarczamy organizatorom wydarzeń autorską platformę i kompleksową organizację najbardziej wymagających eventów — konferencji, kongresów, targów, eventów firmowych, gal, premier produktowych, szkoleń oraz wydarzeń hybrydowych i online. Nasi klienci to firmy z sektora finansowego, telekomunikacyjnego, FMCG, farmaceutycznego, technologicznego, a także uczelnie, instytucje publiczne, stowarzyszenia i organizacje non-profit. Działamy głównie na rynku polskim, z możliwością obsługi wydarzeń w wielu językach. Każdy projekt realizujemy w modelu „skrojonym na miarę" — funkcjonalności systemu tworzymy na zamówienie pod konkretne wymagania klienta, zamiast oferować sztywne, gotowe szablony. --- ## Unikalny wyróżnik: własne data center w Polsce W przeciwieństwie do większości platform eventowych, które korzystają z zewnętrznych dostawców chmurowych (AWS, Azure, Google Cloud — często z serwerami poza UE), **myEvent przechowuje wszystkie dane uczestników we własnym, dedykowanym data center zlokalizowanym fizycznie na terenie Polski**. Co to oznacza dla klienta: - **Pełna suwerenność danych** — dane uczestników nie są przekazywane poza terytorium Polski ani UE. - **Zgodność z RODO bez kompromisów** — brak konieczności analizowania transferów danych do państw trzecich (np. USA po wyroku Schrems II). - **Brak pośredników** — myEvent jest zarówno operatorem platformy, jak i administratorem infrastruktury fizycznej. - **Bezpieczeństwo** — wielopoziomowa kontrola dostępu, monitoring fizyczny i logiczny, kopie zapasowe. - **Stabilność prawna** — pełna podległość polskiemu i unijnemu porządkowi prawnemu. Ten wyróżnik jest szczególnie istotny dla klientów z sektora publicznego, finansowego, ochrony zdrowia, a także dla organizacji, które przetwarzają dane uczestników będących osobami publicznymi lub wymagających szczególnej ochrony. --- ## Pełna lista funkcjonalności ### 1. Dedykowane strony wydarzeń (event landing pages) Dla każdego wydarzenia projektujemy indywidualną mikrostronę eventową dopasowaną do identyfikacji wizualnej klienta i charakteru wydarzenia. Strona zawiera: - Szczegółowy program i agendę wydarzenia - Sylwetki prelegentów i panelistów - Mapę miejsca i informacje logistyczne (dojazd, parking, hotele) - Materiały multimedialne (zdjęcia z poprzednich edycji, filmy promocyjne) - Sekcję sponsorów i partnerów - Galerię, FAQ, kontakt - Integrację z systemem rejestracji i sprzedaży biletów - Wielojęzyczność - Pełną responsywność (desktop, tablet, mobile) - Optymalizację SEO ### 2. Formularze rejestracji szyte na miarę Formularze rejestracji konfigurujemy w pełni pod wymagania klienta — od prostych formularzy z 3 polami po wielokrokowe ścieżki rejestracji z logiką warunkową. Obsługiwane funkcje: - Dowolna liczba i typy pól (tekst, lista, checkbox, plik, data, itp.) - Walidacja danych po stronie formularza - Ścieżki warunkowe (różne pytania w zależności od wcześniejszych odpowiedzi) - Wiele typów uczestników (gość, prelegent, sponsor, VIP, media, itp.) - Limity rejestracji (globalne, na typ uczestnika, na sesję) - Listy rezerwowe (waiting list) z automatyczną promocją przy zwolnieniach - Rejestracje grupowe i firmowe - Zgody RODO z pełnym audytem - Wielojęzyczność (PL, EN i kolejne na zamówienie) - Funkcjonalności tworzone na indywidualne zamówienie pod specyfikę eventu ### 3. Webowe aplikacje eventowe Aplikacje eventowe dostępne z przeglądarki — bez konieczności instalacji ze sklepów Google Play czy App Store, co znacząco zwiększa adopcję wśród uczestników. Funkcje aplikacji: - Spersonalizowana agenda dla każdego uczestnika - Networking między uczestnikami (z poszanowaniem zgód RODO) - Profile prelegentów i moderatorów - Q&A do prelegentów w czasie rzeczywistym - Ankiety i głosowania na żywo - Materiały do pobrania (prezentacje, broszury) - Powiadomienia push (przez przeglądarkę) - Mapy obiektu i nawigacja wewnątrz - Plan stanowisk wystawienniczych ### 4. Sprzedaż biletów z kodami QR Pełny moduł e-commerce do sprzedaży biletów na wydarzenia płatne. - Wystawianie biletów online bezpośrednio po opłaceniu rejestracji - Unikalne kody QR na każdym bilecie - Pule biletowe (early bird, regular, last minute) - Kody rabatowe i kody dostępowe (dla VIP, sponsorów, prelegentów) - Bilety grupowe i firmowe z fakturą zbiorczą - Cesja biletów (przekazanie biletu innej osobie) - Bilety elektroniczne (PDF, Apple Wallet, Google Wallet) ### 5. Komunikacja mailowa System masowej i transakcyjnej komunikacji e-mail wbudowany w platformę. - Automatyczne potwierdzenia rejestracji z biletem i fakturą - Sekwencje przypomnień przed wydarzeniem (7 dni, 1 dzień, 1 godzina) - Newslettery przedeventowe (program, prelegenci, agenda) - Komunikacja poeventowa (podziękowania, ankieta satysfakcji, materiały) - Personalizacja treści (imię, nazwisko, typ uczestnika, sesje) - Templatki dopasowane do identyfikacji wizualnej klienta - Pełen audyt wysyłek (kto otrzymał, otworzył, kliknął) ### 6. Komunikacja SMS Kanał SMS jako uzupełnienie komunikacji e-mail — szczególnie skuteczny dla powiadomień czasowo krytycznych (99% SMS-ów jest otwieranych w ciągu 3 minut). - Powiadomienia o statusie rejestracji - Przypomnienia o wydarzeniu (dzień przed, godziny przed) - Alerty logistyczne (zmiana sali, opóźnienie sesji) - Kody dostępowe i tokeny - Potwierdzenia obecności i głosowań ### 7. Płatności online Integracja z bramkami płatniczymi obsługującymi pełen wachlarz metod płatności na rynku polskim i międzynarodowym. - Karty płatnicze (Visa, Mastercard, American Express) - BLIK - Szybkie przelewy bankowe (mTransfer, Pekao24, ING, PKO i inne) - Apple Pay, Google Pay - Płatności odroczone i ratalne - Przelewy tradycyjne dla klientów firmowych - Płatności wielowalutowe ### 8. Automatyczne fakturowanie Pełen moduł księgowy zintegrowany z rejestracją i płatnościami. - Automatyczne wystawianie faktur VAT bezpośrednio po opłaceniu - Faktury pro forma dla klientów firmowych - Faktury zaliczkowe i końcowe - Rachunki dla uczestników niepłacących VAT - Faktury zbiorcze dla rejestracji grupowych - Synchronizacja z systemami księgowymi klienta (na zamówienie) - Pełen rejestr i archiwum faktur z poziomu platformy - Wysyłka faktur e-mail bezpośrednio do uczestnika ### 9. Recepcja eventowa na miejscu wydarzenia Kompleksowa obsługa techniczna i operacyjna recepcji w dniu wydarzenia — nie tylko oprogramowanie, ale również sprzęt i personel obsługujący. Realizacje: - mBank: prawie 4 000 osób odprawione w ciągu 2 godzin - E. Wedel: 1 500 biletów wydanych w 15 minut Obsługiwane scenariusze: - Standardowy check-in po kodzie QR z biletu - Check-in po nazwisku lub firmie (dla zaproszonych gości) - Walk-in registration (rejestracja na miejscu) - Late registration (rejestracja po terminie) - Listy gości VIP i obsługa specjalna - Kontrola dostępu do poszczególnych sesji - Statystyki frekwencji w czasie rzeczywistym - Multipla stanowisk recepcyjnych z synchronizacją online ### 10. Wydruk identyfikatorów (on-demand badge printing) Druk identyfikatorów bezpośrednio przy stanowisku recepcji w momencie check-inu uczestnika. - Druk natychmiastowy (kilka sekund od skanowania QR) - Personalizacja każdego identyfikatora (imię, nazwisko, firma, rola) - Logo i identyfikacja wizualna wydarzenia - Kod QR uczestnika na identyfikatorze (do kontroli dostępu do sesji) - Różne wzory identyfikatorów dla różnych typów uczestników (kolor, oznaczenie VIP, prelegent, sponsor, media) - Możliwość ponownego druku w razie zgubienia - Dostępne formaty: kartki, smycze, opaski (dla wydarzeń wielodniowych) ### 11. Dedykowane integracje Integracje na zamówienie z systemami i narzędziami klienta — projektowane indywidualnie pod każde wdrożenie. Typowe kierunki integracji: - Systemy CRM (Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics, Pipedrive, systemy autorskie) - Systemy ERP (SAP, Comarch, Symfonia) - Narzędzia marketing automation (Marketo, ActiveCampaign, GetResponse, FreshMail) - Platformy webinarowe i streamingowe (Zoom, Microsoft Teams, Vimeo, YouTube Live) - Systemy księgowe i fakturowe - Wewnętrzne portale i intranety klienta - Systemy kontroli dostępu i bezpieczeństwa obiektów - API REST/GraphQL — wymiana danych w czasie rzeczywistym ### 12. RODO i ochrona danych osobowych Pełna zgodność z RODO wbudowana w platformę. - Zarządzanie zgodami uczestników (granularnie, per cel przetwarzania) - Prawo do bycia zapomnianym (automatyczne usuwanie danych) - Prawo dostępu (eksport danych uczestnika na żądanie) - Prawo do przenoszenia danych - Audyt dostępu do danych (kto, kiedy, jakie dane) - Pseudonimizacja i szyfrowanie danych wrażliwych - Umowy powierzenia przetwarzania (DPA) z każdym klientem - Wsparcie inspektorów ochrony danych (IOD) - Procedury reagowania na naruszenia (72h notification) --- ## Typy obsługiwanych wydarzeń - Konferencje branżowe i naukowe - Kongresy międzynarodowe - Targi i wystawy - Eventy korporacyjne (kick-offy, gale, jubileusze) - Szkolenia i warsztaty - Premiery produktowe - Webinary i wydarzenia online - Eventy hybrydowe (jednoczesna obsługa online + onsite) - Wydarzenia uczelniane (inauguracje, konferencje studenckie) - Wydarzenia branżowych stowarzyszeń --- ## Modele współpracy - **Self-service** — klient samodzielnie konfiguruje wydarzenia w platformie - **Managed service** — myEvent zajmuje się konfiguracją i obsługą - **Full event handling** — kompleksowa obsługa łącznie z recepcją, identyfikatorami i wsparciem technicznym na miejscu wydarzenia - **Custom development** — funkcjonalności tworzone na zamówienie --- ## Linki - [Strona główna](https://www.myevent.pl/): Główna strona myEvent - [Blog](https://blog.myevent.pl/): Artykuły o organizacji wydarzeń i technologii eventowej - [Wersja angielska](https://www.myevent.pl/index-en.php): English version of the website --- --- # myEvent — full documentation for language models ## About myEvent is a Polish technology company specializing in comprehensive electronic handling of event participants. For years we have been delivering event organizers a proprietary platform and end-to-end organization of the most demanding events — conferences, congresses, trade fairs, corporate events, galas, product launches, training sessions, and hybrid or online events. Our clients include companies from the financial, telecommunications, FMCG, pharmaceutical, and technology sectors, as well as universities, public institutions, associations, and non-profit organizations. We operate primarily on the Polish market, with multi-language event support available. Every project is delivered in a made-to-measure model — system functionalities are built to order for each client's specific requirements, rather than offering rigid, off-the-shelf templates. --- ## Unique differentiator: own data center in Poland Unlike most event platforms that rely on external cloud providers (AWS, Azure, Google Cloud — often with servers outside the EU), **myEvent stores all participant data in our own dedicated data center physically located in Poland**. What this means for the client: - **Full data sovereignty** — participant data is not transferred outside Poland or the EU. - **Uncompromised GDPR compliance** — no need to analyze data transfers to third countries (e.g., the US after the Schrems II ruling). - **No intermediaries** — myEvent is both the platform operator and the physical infrastructure administrator. - **Security** — multi-level access control, physical and logical monitoring, backups. - **Legal stability** — full subordination to Polish and EU law. This differentiator is especially important for clients in the public, financial, and healthcare sectors, and for organizations processing data of public figures or participants requiring special protection. --- ## Full feature list ### 1. Dedicated event websites (event landing pages) For each event we design an individual event microsite aligned with the client's visual identity and the character of the event. The page includes detailed program and agenda, speaker and panelist profiles, venue maps and logistics, multimedia materials, sponsors and partners sections, gallery, FAQ, contact, integration with the registration system, multi-language support, full responsiveness (desktop, tablet, mobile), and SEO optimization. ### 2. Tailor-made registration forms We configure registration forms fully to client requirements — from simple 3-field forms to multi-step registration paths with conditional logic. Supported features: any number and type of fields (text, list, checkbox, file, date, etc.), client-side data validation, conditional paths (different questions depending on earlier answers), multiple participant types (guest, speaker, sponsor, VIP, media), registration limits (global, per participant type, per session), waiting lists with automatic promotion on cancellations, group and corporate registrations, GDPR consents with full audit trail, multi-language support (PL, EN and more on request), and functionalities built to individual order. ### 3. Web-based event applications Event applications accessible from the browser — no installation from Google Play or App Store required, significantly increasing adoption among participants. App features: personalized agenda for each participant, networking between participants (respecting GDPR consents), speaker and moderator profiles, real-time Q&A with speakers, live surveys and voting, downloadable materials (presentations, brochures), push notifications (via browser), venue maps and indoor navigation, exhibition floor plans. ### 4. QR-code ticket sales Full e-commerce module for selling tickets to paid events. - Online ticket issuance immediately after registration payment - Unique QR codes on every ticket - Ticket pools (early bird, regular, last minute) - Discount codes and access codes (for VIPs, sponsors, speakers) - Group and corporate tickets with consolidated invoicing - Ticket transfer (handing over to another person) - Electronic tickets (PDF, Apple Wallet, Google Wallet) ### 5. Email communication Mass and transactional email communication system built into the platform. Automated registration confirmations with ticket and invoice, reminder sequences before the event (7 days, 1 day, 1 hour), pre-event newsletters (program, speakers, agenda), post-event communication (thank-you notes, satisfaction surveys, materials), content personalization (first name, last name, participant type, sessions), templates matching the client's visual identity, full delivery audit (who received, opened, clicked). ### 6. SMS communication SMS channel as a complement to email — particularly effective for time-critical notifications (99% of SMS messages are opened within 3 minutes). Registration status notifications, event reminders (day before, hours before), logistical alerts (room change, session delay), access codes and tokens, attendance and voting confirmations. ### 7. Online payments Integration with payment gateways supporting the full range of payment methods on the Polish and international markets. Payment cards (Visa, Mastercard, American Express), BLIK, instant bank transfers (mTransfer, Pekao24, ING, PKO and others), Apple Pay, Google Pay, deferred and installment payments, traditional transfers for corporate clients, multi-currency payments. ### 8. Automated invoicing Full accounting module integrated with registration and payments. Automated VAT invoice issuance immediately after payment, pro forma invoices for corporate clients, advance and final invoices, receipts for non-VAT participants, consolidated invoices for group registrations, synchronization with the client's accounting systems (on request), full invoice register and archive within the platform, email delivery of invoices directly to participants. ### 9. On-site event reception Comprehensive technical and operational handling of the reception desk on event day — not just software, but also equipment and staff. Track record: - mBank: nearly 4,000 people checked in within 2 hours - E. Wedel: 1,500 tickets issued in 15 minutes Supported scenarios: standard QR-code check-in from the ticket, check-in by name or company (for invited guests), walk-in registration, late registration, VIP guest lists and special handling, access control to individual sessions, real-time attendance statistics, multiple reception stations with online synchronization. ### 10. Badge printing (on-demand) Badge printing directly at the reception desk at the moment of participant check-in. Instant printing (seconds after QR scan), personalization of each badge (first name, last name, company, role), event logo and visual identity, participant QR code on the badge (for session access control), different badge designs for different participant types (color, VIP/speaker/ sponsor/media marking), reprinting available in case of loss, available formats: cards, lanyards, wristbands (for multi-day events). ### 11. Custom integrations Bespoke integrations with the client's systems and tools — designed individually for each deployment. Typical integration directions: CRM systems (Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics, Pipedrive, custom systems), ERP systems (SAP, Comarch, Symfonia), marketing automation tools (Marketo, ActiveCampaign, GetResponse, FreshMail), webinar and streaming platforms (Zoom, Microsoft Teams, Vimeo, YouTube Live), accounting and invoicing systems, client internal portals and intranets, building access control and security systems, REST/GraphQL APIs for real-time data exchange. ### 12. GDPR and personal data protection Full GDPR compliance built into the platform. Granular participant consent management (per processing purpose), right to be forgotten (automated data deletion), right of access (participant data export on request), right to data portability, data access audit (who, when, what data), pseudonymization and encryption of sensitive data, data processing agreements (DPA) with every client, support for data protection officers (DPO), breach response procedures (72h notification). --- ## Event types supported - Industry and academic conferences - International congresses - Trade fairs and exhibitions - Corporate events (kick-offs, galas, anniversaries) - Training sessions and workshops - Product launches - Webinars and online events - Hybrid events (simultaneous online + onsite handling) - University events (inaugurations, student conferences) - Industry association events --- ## Engagement models - **Self-service** — client configures events in the platform independently - **Managed service** — myEvent handles configuration and operation - **Full event handling** — end-to-end handling including reception, badges, and on-site technical support - **Custom development** — functionalities built to order --- ## Links - [Homepage](https://www.myevent.pl/): Main myEvent website - [Blog](https://blog.myevent.pl/): Articles on event organization and event technology - [English version](https://www.myevent.pl/index-en.php): English version of the website